Автоматизація документів у продажах: рахунок, договір, ТТН

Де саме втрачається час

Не на самому наборі. Найбільше часу забирає збирання даних: знайти в переписці назву юрособи, уточнити ЄДРПОУ, перепитати адресу доставки, звірити ціну з тим, що обіцяли. Менеджер робить це щоразу заново, бо дані живуть у чаті, а не в системі.

Друга діра — версії. Договір відправили, клієнт попросив правку, з’явився «договір_2_фінал». Через місяць ніхто не памʼятає, який підписали. Автоматизація документів починається не з шаблону, а з того, що дані клієнта мають одне місце зберігання.

Що автоматизувати першим

Рахунок. Це документ із найменшою кількістю варіацій і найбільшою частотою. Щойно дані клієнта лежать у системі, рахунок формується сам — без набору й без помилок у реквізитах.

Далі — договір за шаблоном із підстановкою. Тут важливо не намагатися покрити всі випадки одразу: беруться два-три найчастіші шаблони, решта лишається ручною, поки не стане видно, що вона теж повторювана.

Останніми — видаткова й ТТН. Вони залежать від складу й перевізника, тому потребують більше даних, ніж перші два.

Як це виглядає на практиці

У системі продажів, яку ми зробили для власного напряму, за двадцять місяців роботи згенеровано 196 документів: 56 рахунків, 47 актів, 36 договорів і решта — супровідні. Жоден із них не набирався руками: дані беруться з картки клієнта й замовлення, документ формується за шаблоном.

Побічний ефект виявився важливішим за економію часу. Коли документ формується з тих самих даних, що й замовлення, зникає цілий клас помилок: неможливо виставити рахунок на одну суму, а видаткову — на іншу, бо сума одна.

Чого автоматизація документів не робить

Вона не замінює перевірку. Шаблон із підстановкою радо підставить неправильний ЄДРПОУ, якщо він неправильний у картці. Автоматизація прибирає ручний набір, а не потребу один раз занести дані правильно.

Вона також не вирішує питання підпису. Якщо документи підписуються паперово, генерація скоротить половину шляху, але друга половина лишиться такою ж.

Часті питання